Sau khi hoàn thành công việc, nhiều doanh nghiệp tại Gia Lai thường có tâm lý “buông xuôi”, cho rằng chỉ cần bên đối tác thanh toán tiền là xong, không cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thương mại. Đây chính là sai lầm chết người, biến một giao dịch tưởng chừng đã kết thúc thành một “quả bom nổ chậm” về công nợ và trách nhiệm pháp lý. Vậy làm thế nào để thực hiện việc thanh lý hợp đồng thương mại đúng chuẩn pháp luật?

1. Tại sao “Xong việc” không đồng nghĩa với “Hết hợp đồng”?

Nhiều khách hàng khi đến với Việt Luật Group thường thắc mắc: “Tôi đã giao hàng xong, đối tác đã trả đủ tiền, vậy tôi đã hoàn tất việc thanh lý hợp đồng thương mại chưa?”.

Câu trả lời là: Chưa! Một hợp đồng chỉ thực sự chấm dứt khi các bên đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ hoặc đã ký kết văn bản thỏa thuận chấm dứt (Biên bản thanh lý). Nếu thiếu biên bản này, doanh nghiệp của bạn có thể đối mặt với:

• Tranh chấp về nghĩa vụ bảo hành: Bên mua sau này có quyền đòi bạn bảo hành bất cứ lúc nào nếu không có giấy xác nhận đã kết thúc nghĩa vụ bảo hành trong biên bản thanh lý hợp đồng thương mại.

• Rủi ro về công nợ: Không có biên bản thanh lý xác nhận “hai bên không còn nợ nhau”, sau này công tác đối soát sổ sách kế toán sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

• Bất lợi khi ra Tòa: Nếu phát sinh kiện tụng, biên bản thanh lý hợp đồng thương mại chính là chứng cứ quan trọng nhất để chứng minh bạn đã hoàn thành hợp đồng đúng hạn và đúng chất lượng.

2. 3 sai lầm phổ biến khi thanh lý hợp đồng thương mại

Việc thực hiện thủ tục thanh lý hợp đồng thương mại nhìn thì đơn giản nhưng nếu sơ suất, doanh nghiệp rất dễ “mất tiền oan” vì những lý do sau:

Sai lầm 1: Thanh lý “miệng” hoặc qua tin nhắn không chính thức

Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ nhắn tin Zalo “Ok, xong nhé”. Tuy nhiên, nếu không có văn bản có chữ ký của người đại diện theo pháp luật, biên bản đó hoàn toàn có thể bị bác bỏ nếu vụ việc tranh chấp trở nên phức tạp. Đừng để việc thiếu văn bản thanh lý hợp đồng thương mại khiến bạn mất đi lợi thế trước Tòa.

Sai lầm 2: Bỏ qua điều khoản “Quyết toán công nợ”

Một biên bản thanh lý hợp đồng thương mại chuẩn phải ghi rõ: “Hai bên xác nhận số tiền thực tế đã thanh toán là X, số tiền còn nợ (nếu có) là Y và hai bên không còn khiếu nại gì khác”. Nhiều doanh nghiệp bỏ qua điều khoản này, khiến việc đòi nợ sau đó trở nên vô cùng gian nan.

Sai lầm 3: Quên nhắc đến nghĩa vụ bảo hành, bảo trì

Nếu hợp đồng có hạng mục bảo hành, biên bản thanh lý hợp đồng thương mại phải nêu rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc thời gian bảo hành. Nếu bỏ qua, bạn rất dễ bị đối tác “bắt chẹt” bởi các yêu cầu sửa chữa vô lý sau khi đã hết trách nhiệm.

3. Quy trình 3 bước thanh lý hợp đồng “chuẩn chuyên gia”

Để bảo vệ doanh nghiệp trước mọi rủi ro pháp lý, hãy áp dụng quy trình thanh lý hợp đồng thương mại này:

Bước 1: Rà soát lại toàn bộ nghĩa vụ Trước khi ký biên bản thanh lý hợp đồng thương mại, bộ phận pháp chế hoặc kế toán phải đối chiếu kỹ: Hàng đã giao đủ chưa? Hóa đơn đã xuất chưa? Phạt vi phạm (nếu có) đã tính toán xong chưa?

Bước 2: Soạn thảo biên bản thanh lý chặt chẽ Biên bản này phải bao gồm: Thông tin các bên, căn cứ hợp đồng gốc, xác nhận kết quả công việc, quyết toán tài chính và quan trọng nhất là cam kết không khiếu nại sau này.

Bước 3: Lưu trữ hồ sơ pháp lý Biên bản thanh lý hợp đồng thương mại phải được lưu trữ cùng với hợp đồng gốc. Tại Việt Luật Group, chúng tôi khuyên doanh nghiệp nên lưu trữ ít nhất 5-10 năm để đảm bảo tính an toàn cho công tác kiểm toán sau này.

4. Tại sao doanh nghiệp nên nhờ Luật sư kiểm tra biên bản thanh lý?

Tại Việt Luật Group, chúng tôi thường xuyên hỗ trợ các Luật sư cho  các doanh nghiệp soát xét biên bản thanh lý hợp đồng thương mại trước khi đặt bút ký:

• Đảm bảo tính pháp lý: Tránh các điều khoản “gài” khiến bạn phải chịu trách nhiệm sau khi đã xong hợp đồng.

• Tối ưu chi phí: Tính toán đúng các khoản phạt, lãi chậm trả hoặc chi phí phát sinh trước khi ký kết.

• Giải quyết nhanh: Nếu bên đối tác chây ì không chịu ký biên bản thanh lý hợp đồng thương mại, chúng tôi sẽ hỗ trợ luật sư đại diện làm việc để buộc họ hoàn tất thủ tục.

5. FAQ – Những câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng

• Câu hỏi 1: Có thể thanh lý hợp đồng khi chưa nhận đủ tiền không?

  • Trả lời: Có thể, nhưng biên bản thanh lý hợp đồng thương mại phải ghi rõ khoản nợ còn lại và thời hạn thanh toán cụ thể. Nếu không, bạn sẽ rất khó đòi được số tiền đó sau này.

• Câu hỏi 2: Không ký biên bản thanh lý có bị phạt không?

  • Trả lời: Không bị phạt trực tiếp, nhưng bạn sẽ mất đi “lá chắn” bảo vệ nếu sau này đối tác kiện bạn về việc chậm trễ hoặc vi phạm hợp đồng.

Thanh lý hợp đồng thương mại không chỉ là một thủ tục hành chính, đó là “dấu chấm hết” an toàn cho mọi mối quan hệ thương mại. Đừng vì sự chủ quan mà biến mình thành người thua cuộc trong các tranh chấp không đáng có.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc chốt hồ sơ hoặc cần kiểm tra lại các hợp đồng thương mại lớn, hãy liên hệ ngay với Việt Luật Group. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành để đảm bảo mọi giao dịch  đều an toàn cùng với sự hỗ trợ luật sư tuyệt đối!

Việt Luật Group – Chuẩn mực pháp lý, giải pháp trọn vẹn!